Будучи предпочтительным сервисом электронной почты для миллионов пользователей по всему миру, Gmail стал неотъемлемой частью нашего делового и личного общения. Платформа делает обмен информацией проще и эффективнее благодаря удобному интерфейсу и постоянно обновляемым функциям. Однако, чтобы в полной мере воспользоваться потенциалом Gmail, необходимо знать, как правильно использовать инструменты и функции, предлагаемые платформой. В этом руководстве мы перечислили основные советы и рекомендации, которые помогут вам более эффективно использовать Gmail.
Некоторые из проблем, с которыми мы часто сталкиваемся при управлении ежедневным трафиком электронной почты, — это случайно отправленные сообщения, загроможденные почтовые ящики и нежелательные письма. Gmail предлагает различные полезные функции для решения подобных проблем. Например, функция отмены отправки может оказаться полезной, когда мы отправляем электронное письмо не тому человеку или замечаем ошибку при отправке. Кроме того, такие функции, как организация почтового ящика и блокировка спама, делают нашу работу с электронной почтой более организованной и контролируемой. В этом руководстве мы подробно расскажем, как эффективно использовать эти функции.
Как и в случае с любым технологическим инструментом, вам понадобятся некоторые технические знания и советы по использованию Gmail, чтобы максимально эффективно использовать его возможности. Это руководство было подготовлено, чтобы помочь вам лучше понять и использовать Gmail во всех аспектах. Независимо от того, являетесь ли вы новым или давним пользователем Gmail, информация в этом руководстве поможет вам сделать повседневное использование электронной почты более эффективным. Вот список 10 самых полезных функций Gmail…
Вполне нормально думать, что вы что-то неправильно набрали при отправке электронного письма. К счастью, в Gmail есть функция отмены отправки, которая является настоящей находкой. Сразу после нажатия кнопки «Отправить» в нижней части экрана появится сообщение о том, что сообщение отправлено.
Но также будет возможность отменить или просмотреть сообщение. После нажатия кнопки «Отменить» Gmail прекратит отправку сообщения. Вы также можете изменить время, в течение которого вы можете отменить сообщение. Чтобы настроить функцию отмены публикации: перейдите в настройки > просмотреть все настройки, прокрутите вниз и войдите в раздел отмены публикации. Здесь вы можете установить 5, 10, 20 или 30 секунд для окна отмены отправки.
#2 Очистите свой почтовый ящик
Вам не потребуется много времени, чтобы взять под контроль свой почтовый ящик. Здесь вы можете легко удалить несколько писем, просто выбрав все. Есть еще один способ более эффективно бороться со старыми цифровыми сорняками в вашем почтовом ящике.
Если вы уверены, что вам не нужны письма за определенную дату, вы можете ввести «до: 01/12/2023» или «после: 01/12/2023» в поле поиска и отфильтровать входящие, указав предпочтительную дату. Это позволяет более эффективно использовать кнопку «Выбрать все».
Что такое LinkedIn? Как использовать? Все, что вам нужно знать, чтобы сделать свой профиль заметным
#3 Доступ к нескольким аккаунтам
Если у вас несколько активных учетных записей Gmail, вы можете легко переключаться между ними. Просто нажмите на значок своего профиля в правом верхнем углу и выберите «Добавить». Оттуда вы просто войдете в систему и сможете получить к ней доступ в будущем, нажав на значок своего профиля. Однако если вы не будете заходить в учетную запись достаточно часто, вы будете выведены из системы.
#4 Фильтры электронной почты
В настоящее время многие сайты социальных сетей, торговые платформы и цифровые сервисы запрашивают ваш адрес электронной почты, из-за чего ваш почтовый ящик может начать напоминать мусорное ведро. Вы также можете захотеть установить приоритетность писем от определенных людей и лучше организовать электронные письма. В таких случаях фильтры могут оказаться полезными.
Чтобы настроить фильтр, откройте Gmail, нажмите на значок шестеренки настроек и выберите «Просмотреть все настройки». Оттуда нажмите «Фильтры и заблокированные адреса» > «Создать новый фильтр». Вы можете настроить фильтр для сортировки писем по отправителю, получателю, теме, ключевым словам и другим факторам. Указав свои характеристики, нажмите кнопку «Создать фильтр».
Со всеми ее вехами: история искусственного интеллекта от прошлого до настоящего
#5 Отключение разговоров
Иногда вы можете получать раздражающие письма, от которых вы не можете отписаться. Но в следующий раз, когда с вами произойдет нечто подобное, просто откройте письмо, вызвавшее раздражение, нажмите на значок настроек в виде трех точек, расположенный прямо над темой письма, и выберите «Отключить звук» в раскрывающемся меню. Как и в случае с функцией отмены публикации, у вас будет возможность включить звук, если вы случайно нажали на нее.
#6 Расширенный поиск сохраненных сообщений
Поскольку за Gmail стоит Google, неудивительно, что Gmail предлагает мощные инструменты поиска. Вы, вероятно, использовали строку поиска в верхней части почтового ящика, чтобы найти старое письмо по ключевому слову или отправителю. Но с помощью расширенного поиска вы сможете сделать больше. Вы можете открыть панель расширенного поиска Gmail, нажав небольшую кнопку со стрелкой вниз справа от строки поиска. Здесь вы можете осуществлять поиск по диапазонам дат и размерам вложений, теме письма и другим фильтрам.
Дата выхода, функции, что нового: все, что вам нужно знать об Android 15
Вы можете пойти еще дальше, чем просто отключить звук сообщения, и заблокировать отправителя. Если вы получаете ненужные и нежелательные электронные письма, вы можете перенаправить эти сообщения в папку со спамом. Откройте сообщение от нежелательного отправителя, нажмите кнопку с тремя точками в правом верхнем углу и нажмите «Заблокировать отправителя с именем X».
#8 Запланируйте отправку сообщения на более позднее время
Поскольку удаленная работа становится все более популярной, вам, скорее всего, придется работать с людьми, находящимися в разных местах и часовых поясах. Вместо того чтобы отправлять электронное письмо, которое испортит кому-то вечер или раннее утро, вы можете легко запланировать отправку сообщения на более позднее время. Для этого нажмите на маленькую кнопку со стрелкой вниз рядом с кнопкой отправки и нажмите «Установить время отправки». Вы можете выбрать время, когда ваше сообщение придет в будущем. Вы можете отслеживать запланированные письма в папке «Запланированные». Эта папка создается, когда вы планируете отправить свое первое электронное письмо.
Все, что вам нужно знать о Google One, расширенном облачном хранилище
#9 Отправка больших вложений по электронной почте через Google Диск
В Gmail в нижней части окна создания нового письма есть небольшой значок Диска. Это позволяет вам прикреплять файлы, хранящиеся на Диске, или просто отправлять ссылку. Для форматов Google Диска (Документы, Таблицы, Презентации и т. д.) единственным вариантом является отправка ссылки на файл. Другие типы файлов (PDF, документы Word, изображения) можно отправить в виде вложения или со ссылкой на Диск. Это позволяет вам делиться файлами, размер которых превышает ограничение Gmail в 25 МБ для вложений.
Это выведет ваш пользовательский опыт на новый уровень! 5 функций YouTube, о которых вы, вероятно, не знали
#10 Экономьте место, удаляя сообщения с большими вложениями
Если у вас начинает заканчиваться место, возможно, вы столкнулись с ограничением бесплатного хранилища Gmail в 15 ГБ (общее для Google Диска и Google Фото). Вы можете заплатить Google за большее хранилище или продолжить пользоваться бесплатным тарифным планом, удалив некоторые сообщения. Введите в поиске size:5m или size:10m, чтобы увидеть сообщения размером более 5 или 10 мегабайт. Они могут иметь большие надстройки. Из этого списка вы можете загрузить нужные вам дополнения и удалить сообщение, чтобы они не занимали ваше ценное пространство Google. Или вы можете просто удалить старые сообщения и вложения, которые вам больше не нужны.
