Рекламное агентство проводит в офисе встречи с клиентами, показывает макеты, обсуждает концепции и монтирует ролики. Площади и ставки для оценки помещения мало: важно, получится ли разделить его на зоны под эти задачи. Чек-лист ниже пригодится, когда выбор сузился до нескольких офисов в бизнес-центрах Санкт-Петербурга.
Переговорная для клиентов
В переговорной агентство презентует клиенту идею, разбирает макеты и согласует правки. Ей нужны закрытая дверь, стол на всех участников встречи и экран для презентаций. При хорошей звукоизоляции шум рабочей зоны не мешает встрече, а обсуждение бюджета не слышно сотрудникам.
Зона для образцов и макетов
Агентству, которое работает с упаковкой, полиграфией или наружной рекламой, нужен стол или стеллаж для пробных оттисков, образцов материалов и прототипов. Образцы показывают клиенту на встрече, поэтому хранить их лучше рядом с переговорной. Объёмные макеты и выставочные стенды требуют широких дверей и проходов, а иногда и грузового лифта.
Шумная и тихая зоны
Аккаунт-менеджеры весь день на созвонах, творческая группа проводит мозговые штурмы, а дизайнерам, копирайтерам и монтажёрам нужна тишина. В открытой планировке тихой зоне лучше отвести дальнюю часть офиса, а шумной место ближе к входу и переговорной. Если агентство записывает озвучку или подкасты, понадобится отдельный кабинет, куда не проникает шум офиса. У арендодателя можно спросить, разрешено ли ставить перегородки и акустические панели.
Место для хранения
Реквизит для съёмок, баннеры для выставок, промопродукция, контрольные экземпляры тиражей и архив проектов со временем занимают заметную часть офиса. Если хранить их негде, они оказываются у рабочих мест и в переговорной. Поэтому при выборе офиса стоит обратить внимание, есть ли в нём подсобное помещение. Если его нет, можно поискать бизнес-центр, где отдельно сдают небольшие складские помещения.
Интернет и электричество
Агентство каждый день передаёт тяжёлые файлы: видео, исходники макетов, изображения в высоком разрешении. Поэтому до подписания договора нужно узнать, какие провайдеры заведены в здание и можно ли подключить второй канал на случай сбоя. Из переговорной идут видеозвонки с клиентами и подрядчиками, и сигнал Wi‑Fi там нужен такой же стабильный, как у рабочих мест. Рабочим станциям дизайнеров и монтажёров, мониторам и принтеру нужны розетки у каждого места, и их расположение лучше сопоставить с планом расстановки столов.
Вход и ресепшн
Клиент сначала видит здание, холл и ресепшн бизнес-центра, а уже потом офис агентства. Порядок оформления пропусков для гостей можно узнать заранее, чтобы встреча не начиналась с ожидания у турникета. Типография и подрядчики привозят тиражи и стенды, поэтому важен грузовой вход или понятный маршрут для доставки. При ежедневных визитах клиентов у входа в офис нужна зона ожидания.
Сравнить офисы в бизнес-центрах по этим пунктам можно на сайте Rekorb, а для выбранного помещения компания может подготовить рассадку с переговорной, тихой и шумной зонами.
